Manajemen perencanaan (planning)

Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, 
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas 
kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi 
manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, 
dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. 
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan 
bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis 
yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. 
Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota 
harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi 
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Stephen Robins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan.

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun 

karyawan nonmanajerial.Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui 

apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan 

apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. 

Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri 

secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien

Tujuan

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat 
rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan 
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan 
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien  dan mengurangi pemborosan.
Selain itu, dengan rencana,seorang manajer juga dapat mengidentifikasi
dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam 
fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. 
pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan 
kenyataan yang ada.Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja 
perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan 
adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. 
Sasaran sering pula disebut tujuan.Sasaran memandu manajemen membuat keputusan
dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals)
dan sasaran riil.Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. 
Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan,  laporan tahunan, pengumuman humas, 
atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan 
dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. 
Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan.
Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.
Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak 
memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi 
sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi 
kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. 
Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya 
karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada
proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. 

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO.
Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuanorganisasi tidak ditentukan oleh manajer
puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat
sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai 
sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam 
pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO 
membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis 
yang sangat dinamis. 
Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa
memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO 
hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah 
manajemen puncak sendiri.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. 
Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. 
Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. 
Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan 
rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan 
organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari 
nggota organisasi.Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana 
jangka panjang dan rencana jangka pendek. 

Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun,
rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. 
Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, 
tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya 
untuk "meningkatkan profit 15%." 
Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. 
Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. 
Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan 
cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan 
untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, 
misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use 
atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. 
Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000
unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama 
perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, 
kebijakan, dan lain-lain.